Cách đặt tên file và tổ chức thư mục (folder) như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?

Chắc hẳn nhà ai cũng có thùng rác? Các bạn có bao giờ không đổ rác không?

Bạn hãy thử nghĩ xem, nếu 1 tuần chúng ta mới đổ rác một lần, có thể là 1 tháng, 1 năm….Tôi không thể hình dung nó như sẽ thế nào !

Tương tự như vậy, hãy liên tưởng đến cái máy tính của các bạn, các bạn đã bao giờ đổ rác,dọn sạch dữ liệu cho nó chưa? Chúng ta đang sử dụng nó như một cái thùng rác : Các dữ liệu, các foder, file, hình ảnh, nhạc, phim … chúng ta không sắp xếp nó một các hợp lý, cho nó tất vào một ổ (thùng rác) mà chưa có phân chia hợp lý cho từng dữ liệu.Đừng để máy tính của bạn là một cái thùng chứa rác!

Bài viết này sẽ giúp các bạn sắp xếp dữ liệu của mình một các ngăn lắp, bạn sẽ loại bỏ được những dữ liệu không cần thiết và lưu trữ dữ liệu cần phân bổ chúng vào một nhóm dữ liệu nào đó.

Để sắp xếp thư mục (folder) chúng ta lên sắp xếp theo một tổ chức.

sắp xếp theo tổ chức cha con

Tổ chức thư mục cha-con

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mình ví dụ trước cho các bạn về thư mục Dropbox của mình, nơi lưu tất cả mọi file quan trọng và sống còn (mình chẳng lưu thứ gì mà chỉ có trên máy tính, mọi thứ đều qua Dropbox).

Như các có thể thấy, mình đặt tên folder theo dạng bao hàm rồi từ từ nhỏ dần nhỏ dần. Đặc biệt folder càng thuộc cấp cha thì tên càng đơn giản và bao hàm nhiều ý trong đó, điều này sẽ giúp “mở đường” cho nhiều folder con khác xuất hiện trong tương lai mà không phải đổi lại tên thư mục gốc (có thể làm hỏng đường dẫn hay lệch file download chẳng hạn). Các file liên quan đến công ty và các file cá nhân cũng được chia làm hai bên cho dễ quản lý và biết rõ file đó được lưu ở mục nào, vô trong lại tìm tiếp, tìm tiếp miễn sao ra kết quả mình muốn là được rồi.

Cách bố cục như trên còn giúp các công cụ tìm kiếm dễ search ra file của bạn hơn sau khi chúng đánh chỉ mục các folder vì lúc này hệ điều hành không chỉ tìm tên file mà còn tìm luôn cả tên folder, mà bởi vì bạn đã đặt tên folder hợp lý rồi nên mọi thứ trở nên đơn giản, nhanh chóng.

Tổ chức thư mục (folder) theo ngày, tháng, năm

    • Tất cả các file nhận về, tạo ra, gửi đi,… trong ngày sẽ lưu vào thư mục của đúng ngày hôm đó theo cấu trúc: năm/tháng/ngày
    • Thư mục làm việc tháng hiện tại (bao gồm các ngày trong tháng) sẽ được sync liên tục lên Dropbox phục vụ cho việc làm việc tại nhà, trên mobile,…để đảm bảo tính đồng bộ
    • Các file quan trọng cần lưu trữ thì copy ra 1 bản cho vào thư mục Backup ở ổ đĩa khác, được chia rõ: Cá nhân/Công việc, Ảnh/Docs/Designed/Movies… bên trong đó lại chia nhỏ ra tiếp theo Projects hoặc Chủ đề. Thư mục Backup này cũng được tự động sync lên Cloud mỗi khi có sự thay đổi.

Tổ chức folder theo ngày, tháng, năm

Với cách tổ chức lưu trữ như vậy, việc làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi phương tiện rất dễ dàng và đồng bộ, việc tìm lại các file cũ cũng đơn giản hơn, đồng thời cũng tránh gặp phải những sự cố đáng tiếc như virus làm hỏng file hay máy tính gặp sự cố mất hết dữ liệu quan trọng.

Tổ chức thư mục (folder) và File cho các dự án:

01.OfficeDocs //Các văn bản của admin hay HR gửi (bảng lương, thông báo...v..v)
02.Projects
└ 01.[Tên_dự_án]
    └ 01.Documents //Tài liệu thiết kế...v..v
        └ 01.MeetingNote
        └ 02.DesignDocs
        └ 03.Schedules
    └ 02.Resources //Thư viện các plugin, libs sử dụng trong projects
    └ 03.Backups
        └ 01.Database
            └ Old
                └ server_projectname_20170109_1.sql
                └ server_projectname_20170109_2.sql
            └ server_projectname_20170109.sql //Định dạng ngày tháng của bên Nhật
            └ test_projectname_20170109.sql
            └ local_projectname_20170109.sql
        └ 02.Sources
            └ 2017.01.18
                 └ index.php
                 └ config.php
            └ 2017.01.19
                 └ add_products.php
                 └ edit_products.php
03.PrivateData
04.Software
05...v...v

Mình đã nghiên cứu và tự sắp xếp thế này và áp dụng cho hầu hết các dự án. Rât hiệu quả !! Quan trọng lúc bạn nghỉ phép mà người nào đó cần lấy tài liệu trong máy bạn thì bạn cũng dễ hướng dẫn hoặc ngta cũng dễ biết thứ cần nó nằm ở đâu.

Đặt tên file cho ngắn gọn, dễ hiểu, dễ tìm.

Cách mình đặt tên file luôn tuân theo những nguyên tắc như sau:

    • Không bao giờ dùng dấu tiếng Việt (vì có thể gây lỗi kí tự, lỗi khi email, lỗi khi tìm kiếm)
    • Không dùng khoảng cách giữa các chữ (vì có thể bị lỗi khi mở bằng một số app nhất định)
    • Tên phải dễ hiểu, dễ nhớ, nói về nội dung chính của file
    • Có thể đính kèm thêm mốc thời gian, địa điểm

Ví dụ: mình có một file tài liệu nói về mạng máy tính. Khi đó, mình sẽ đặt tên cho file này là: Mang_may_tinh.docx. Hoặc giả sử mình có một tấm ảnh chụp gia đình mình đi chơi Đà Lạt hồi tháng 7 năm ngoái, mình sẽ đặt tên là Da_lat_gia_dinh_7_2017.jpg.

Các bạn để ý rằng trong hai cái tên mình lấy làm ví dụ, điểm chung của chúng là đều ngắn gọn nhưng vẫn chứa đầy đủ ý nghĩa file. Điều này cực kì có lợi cho bạn khi cần tìm lại chúng: bạn muốn tìm những tấm ảnh chụp gia đình khi đi chơi Đà Lạt, bạn chỉ cần search từ khóa “Gia dinh da lat”. Hoặc nếu bạn muốn tìm lại tài liệu Mạng máy tính, chỉ cần gõ “Mang may tinh” vào ô tìm kiếm của hệ điều hành là xong.

Đó là cách mình dọn sạch chiếc máy tính của mình,xếp từng dữ liệu vào các mục, và đặt tên cho nó, từ đó mình có thể loại các dữ liệu không cần thiết ra khỏi máy.Các bạn có thể áp dụng, hoặc điều chỉnh theo hoàn cảnh của mình,phong cách của riêng bạn.Hãy để dữ liệu của mình vào từng ngăn như sắp xếp quần áo vào tủ vậy, chúng ta sẽ mất một khoảng thời gian để xếp, nhưng tin mình đi tương lai các bạn sẽ không hối hận.

Chúc các bạn thành công.

Nguồn tham khảo:Tinhte.vn và Facebook

MỜI BẠN BÌNH LUẬN HOẶC ĐẶT CÂU HỎI TẠI ĐÂY