Thoát cảnh dọn rác: Xây dựng quy trình làm việc
Bạn đang mệt mỏi vì nhân viên làm sai? Đây là cách xây dựng quy trình làm việc để đóng gói công ty thành cỗ máy tự vận hành.
Chào anh em Bộ lạc.
Khi đã nắm được Cách giao việc (như bài trước ta đã bàn) để mạnh dạn ném bớt gánh nặng cho lính, thì giờ là lúc anh em chuẩn bị đón nhận cục tức tiếp theo:
Sáng nay anh em giao việc, chiều tụi nó làm hỏng bét. Khách chửi, đơn hoàn, và cuối cùng anh em lại lóc cóc xách mông đi dọn rác thay cho tụi nó. Vừa dọn vừa lầm bầm: "Đấy, biết ngay mà, thà tao tự làm từ đầu cho xong!".
Sai lầm trí mạng nằm ở đây: Anh em giao việc bằng "mồm" và quản lý bằng "trí nhớ". Đừng dùng não của một thằng CEO để nhớ cách dán băng keo hay kịch bản xin lỗi khách hàng. Muốn công ty thành hệ thống tự vận hành, anh em bắt buộc phải "đóng gói" nó lại.
Dưới đây là 3 nhát búa để gò công ty vào khuôn:
(Chèn Hình Split-screen vào đây: Trái - Nhớ Bằng Não / Phải - Chạy Bằng Quy Trình)
1. Cái gì không nằm trên giấy = Xóa sổ!
Bắt đầu từ ngày mai, ốp ngay luật thép: "Không có quy trình trên giấy, cấm làm!".
Đừng có tự ngồi cắn bút viết. Hãy túm cổ tụi nhân viên đang làm việc đó, bắt tụi nó viết lại chính xác từng bước đang làm. (Ví dụ: 3 bước xử lý khách chê đắt, 5 bước gói hàng chống vỡ). Đóng quyển lại, nó chính là quy trình chuẩn SOP. Lần sau có đứa mới vào, quăng cho nó quyển sách. Cấm hỏi han lắt nhắt. Lúc này, xây dựng quy trình làm việc xong là cỗ máy tự chạy, anh em chính thức được "rút phích cắm" khỏi đám việc lặt vặt.
2. Đo bằng Bảng điểm, cấm đo bằng "Cảm giác"
Nhiều ông sếp rất hài hước: Đợi đến ngày 30 cuối tháng mới mở sổ ra, thấy doanh thu tụt thì ngồi ôm đầu khóc. Tiền là "chỉ số trễ", lúc anh em thấy nó thì mọi thứ đã tàn cuộc rồi!
Phải vứt cảm giác đi và đo lường bằng chỉ số KPI hàng ngày/tuần. Kẻ ngay một cái Bảng điểm: Hôm nay lùa được bao nhiêu khách? Sale gọi được mấy cuốc? Chốt được mấy đơn? Quan trọng nhất: Mỗi con số phải gắn tên 1 đứa chịu trách nhiệm. Anh em chỉ việc ngồi uống cafe, nhìn bảng điểm là biết nay công ty "thắng" hay "thua", không cần chạy đi hỏi han từng đứa.
3. Đạp qua cái bẫy "Lười" của chính mình
Khi anh em mới nhét quy trình và bảng điểm vào công ty, tụi nhân viên sẽ gào thét vì bị ép vào khuôn. Mọi thứ sẽ có vẻ chậm chạp, lộn xộn hơn trước.
Lúc này, con quỷ "Lười" trong đầu anh em sẽ thì thầm: "Thôi rườm rà quá, để mình nhảy vào tự làm vèo cái cho xong".
Chặt ngay cái suy nghĩ đó lại! Đây là "thung lũng" thử thách. Nếu thỏa hiệp và nhảy vào làm thay, anh em sẽ làm cu li cho tụi nó cả đời. Cắn răng mà ép hệ thống chạy. Vượt qua được đoạn dốc dằn xóc này, bờ bên kia chính là sự tự do đích thực: Tiền tự nổ, máy tự chạy, sếp đi đánh golf.
👇 CHÚC MỪNG ANH EM ĐÃ TỐT NGHIỆP! Anh em vừa đi trọn vẹn 7 Hạt giống để lột xác từ một kẻ làm thuê khổ sai thành một người làm chủ thực thụ. Hãy nhìn lại cỗ máy anh em vừa ráp:
Não đã quang đãng (1, 2) -> Thời gian đã bị khóa chặt (3) -> Khách tự động nộp mình (4) -> Máy móc cày xuyên đêm (5) -> Lính tự chạy việc (6) -> Và tất cả bị trói chặt bằng Quy trình (7).
Anh em chính thức được tự do! Nhưng khoan đã... Đừng vội tắt máy tính đi ngủ sớm.
Cỗ máy hoàn hảo của anh em giờ đây cần XĂNG để duy trì nhịp đập, nếu không nó sẽ chết máy giữa đường. Và loại xăng duy nhất làm được việc đó mang tên: DÒNG TIỀN.
Máy chạy ngon, đơn nổ nhiều, nhưng cuối tháng tiền đi đâu hết? Tại sao doanh thu tiền tỷ mà trong túi chủ doanh nghiệp không có nổi vài chục triệu tiền mặt? Tại sao lúc nào cũng khát vốn?
Đó sẽ là chủ đề sống còn ở Chuỗi Hạt Giống tiếp theo: "TIỀN MẶT LÀ OXY: Chống đột quỵ tài chính cho dân Solo".
Tôi sẽ bóc trần những lỗ hổng làm thất thoát tiền tỷ mỗi tháng mà anh em tự kinh doanh đang mù quáng mắc phải, khiến bao nhiêu công sức cày cuốc đổ sông đổ bể.
Anh em nào muốn học cách KHÓA CHẶT DÒNG TIỀN để công ty không bị "đột quỵ", hãy BÌNH LUẬN ĐÚNG 1 TỪ: "HÓNG" bên dưới.
Đủ 50 comment, ngày mai tôi sẽ kích nổ quả bom số 8 này!
